Polityka prywatności

Obowiązuje od: 1 marca 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest IT-SERVICE Przemysław Milner, z siedzibą pod adresem Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy, USt-IdNr: DE368329037 (dalej: „Administrator").

Kontakt z Administratorem: kontakt@carecrm.pl.

2. Jakie dane zbieramy

2.1. Dane użytkowników serwisu (pracownicy biura)

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• rola w systemie (administrator, pracownik).

2.2. Dane opiekunek (wprowadzane przez użytkowników)

• imię i nazwisko, telefon, adres e-mail,
• data urodzenia, adres zamieszkania, narodowość,
• PESEL, numer paszportu, numer dowodu (dane zaszyfrowane),
• dane bankowe: IBAN, SWIFT, nazwa banku (dane zaszyfrowane),
• kwalifikacje, doświadczenie, umiejętności językowe,
• dokumenty (paszporty, certyfikaty, umowy),
• zdjęcie profilowe.

2.3. Dane klientów (wprowadzane przez użytkowników)

• imię i nazwisko / nazwa firmy, telefon, adres e-mail,
• adres, kraj, NIP (w przypadku firm),
• dane kontaktowe osób kontaktowych i członków rodziny.

2.4. Dane podopiecznych (wprowadzane przez użytkowników)

• imię i nazwisko, data urodzenia,
• potrzeby opiekuńcze, stopień opieki,
• dane medyczne i specjalne wymagania.

2.5. Dane z formularza kontaktowego (strona WWW)

• imię i nazwisko, adres e-mail, telefon,
• nazwa firmy, treść wiadomości.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Świadczenie usługi CareCRM	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy	Czas trwania umowy + 30 dni
Obsługa formularza kontaktowego	Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes	12 miesięcy od kontaktu
Wystawianie faktur	Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny	5 lat (przepisy podatkowe)
Powiadomienia email i push	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy	Czas trwania umowy
Kopie zapasowe	Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes	30 dni rotacji
Historia zmian (audit log)	Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes	Czas trwania umowy

4. Powierzenie przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wprowadzone do Serwisu przez Użytkowników w charakterze podmiotu przetwarzającego (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO. Użytkownik (agencja opiekuńcza) pozostaje administratorem danych swoich opiekunek, klientów i podopiecznych.

Na życzenie Użytkownika podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodną z art. 28 RODO.

5. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne:

• Szyfrowanie transmisji — cała komunikacja z Serwisem odbywa się przez protokół TLS (HTTPS).
• Szyfrowanie danych wrażliwych — PESEL, numery paszportów, numery dowodów, IBAN i SWIFT są szyfrowane w bazie danych (encryption at rest).
• Serwery w UE — dane przechowywane wyłącznie na serwerach w Unii Europejskiej.
• Kopie zapasowe — automatyczne codzienne kopie zapasowe bazy danych.
• Kontrola dostępu — system ról i uprawnień (administrator, pracownik), hasła hashowane algorytmem bcrypt.
• Nagłówki bezpieczeństwa — Content-Security-Policy, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options i inne nagłówki ochronne.
• Historia zmian — pełny audit log operacji na danych opiekunek, klientów, zleceń i umów.
• Monitoring — system monitorowania błędów (Sentry) w celu szybkiego reagowania na awarie.

6. Powiadomienia

Serwis wysyła powiadomienia w następujących kanałach:

• Email — powiadomienia o nowych ticketach, wiadomościach, eskalacjach, wygasających dokumentach i kontraktach, zaległych płatnościach.
• Panel (database) — powiadomienia wewnątrz systemu widoczne po zalogowaniu.
• Push (WebPush) — powiadomienia push w aplikacji PWA dla opiekunek (chat, odpowiedzi na tickety).

Użytkownik może zarządzać preferencjami powiadomień w ustawieniach konta — włączać i wyłączać poszczególne typy i kanały.

7. Pliki cookies

Serwis używa plików cookies wyłącznie w celach:

• Sesyjne — niezbędne do działania systemu (logowanie, CSRF token). Usuwane po zamknięciu przeglądarki.
• Funkcjonalne — zapamiętanie preferencji użytkownika (np. filtrów w tabelach).

Serwis nie używa cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących (brak Google Analytics, Facebook Pixel itp.).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15) — możesz uzyskać informację, jakie dane przetwarzamy.
• Prawo do sprostowania (art. 16) — możesz poprawić nieprawidłowe dane.
• Prawo do usunięcia (art. 17) — możesz żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym").
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20) — dane możesz pobrać w formacie CSV.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21) — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu.
• Prawo do skargi — do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami: kontakt@carecrm.pl.

9. Przekazywanie danych

Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Dane nie są sprzedawane, udostępniane ani przekazywane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Dane mogą być udostępnione wyłącznie:

• dostawcy hostingu (serwery w UE),
• dostawcy usługi e-mail transakcyjnego (do wysyłki powiadomień),
• organom publicznym — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

10. Usunięcie danych po zakończeniu umowy

1. Po rezygnacji z Abonamentu Użytkownik ma 30 dni na pobranie swoich danych w formacie CSV.
2. Po upływie 30 dni dane są trwale usuwane z serwerów i kopii zapasowych.
3. Dane niezbędne do celów podatkowych (faktury) przechowywane są przez okres wymagany prawem (5 lat).

11. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem.

12. Kontakt

W sprawie danych osobowych skontaktuj się z nami:

• Email: kontakt@carecrm.pl
• Adres: IT-SERVICE Przemysław Milner, Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy
• Telefon: +49 176 66798849 / +48 571 006 960