Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną — CareCRM

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu CareCRM (dalej: „System"), dostępnego pod adresem app.carecrm.pl (strona informacyjna: carecrm.pl).
2. Usługodawcą jest:
   IT-SERVICE Przemyslaw Milner
   Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy
   E-mail: kontakt@carecrm.pl
   (dalej: „Usługodawca")
3. System jest platformą typu SaaS (Software as a Service) do zarządzania agencjami opieki domowej, umożliwiającą ewidencję opiekunek, klientów, zleceń, dokumentów, rozliczeń oraz komunikację wewnętrzną.
4. Przed rozpoczęciem korzystania z Systemu Abonent zobowiązany jest zapoznać się z niniejszym Regulaminem, Umową Powierzenia Przetwarzania Danych (Załącznik nr 1) oraz Polityką Prywatności.

§ 2. Definicje

• Abonent — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która zawarła z Usługodawcą umowę o świadczenie usług poprzez rejestrację w Systemie i utworzenie Zespołu. Abonent jest stroną umowy i administratorem danych osobowych wprowadzanych do Systemu.
• Użytkownik — osoba fizyczna posiadająca Konto w Systemie, korzystająca z Systemu w ramach Zespołu Abonenta (administrator, koordynator, pracownik).
• Zespół (Team) — organizacja (agencja opieki) zarejestrowana w Systemie przez Abonenta, grupująca Użytkowników, Opiekunki i Klientów.
• Konto — indywidualne konto Użytkownika w Systemie, chronione adresem e-mail i hasłem oraz uwierzytelnianiem dwuskładnikowym (2FA).
• Opiekunka — osoba świadcząca usługi opiekuńcze, zarejestrowana w Systemie przez Abonenta.
• Klient — podmiot zlecający usługi opiekuńcze (rodzina lub firma), zarejestrowany w Systemie przez Abonenta.
• Okres Próbny — bezpłatny okres korzystania z Systemu o długości określonej w Cenniku, rozpoczynający się od momentu utworzenia Zespołu.
• Usługa — usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Abonenta, polegająca na udostępnieniu Systemu CareCRM w modelu SaaS.
• Cennik — aktualny wykaz planów abonamentowych i ich cen, dostępny na stronie carecrm.pl/#cennik.

§ 3. Zawarcie umowy i rejestracja

1. Zawarcie umowy o świadczenie usług następuje z chwilą łącznego spełnienia następujących warunków:
   • wypełnienia formularza rejestracyjnego (imię i nazwisko, adres e-mail, hasło),
   • zaznaczenia wymaganych oświadczeń: akceptacji Regulaminu i Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych,
   • kliknięcia przycisku „Zarejestruj się".
2. Po rejestracji Konta Użytkownik otrzymuje e-mail weryfikacyjny. Weryfikacja adresu e-mail jest wymagana do korzystania z Systemu.
3. Po weryfikacji e-mail Użytkownik tworzy Zespół (firmę), podając dane organizacji. Z chwilą utworzenia Zespołu rozpoczyna się Okres Próbny.
4. Usługodawca potwierdza zawarcie umowy, wysyłając na adres e-mail Abonenta wiadomość powitalną zawierającą informacje o zawartej umowie, linki do dokumentów prawnych oraz informację o prawie odstąpienia.
5. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych danych podczas rejestracji.
6. Jedno Konto może być powiązane z wieloma Zespołami.

§ 4. Okres Próbny

1. Po utworzeniu Zespołu Abonent otrzymuje bezpłatny Okres Próbny obejmujący pełną funkcjonalność Systemu. Długość Okresu Próbnego określona jest w aktualnym Cenniku.
2. W ramach Okresu Próbnego Abonent może korzystać z:
   • bazy do 25 opiekunek i 2 użytkowników,
   • wszystkich funkcji Systemu (zlecenia, dokumenty, komunikacja, PWA).
3. Po upływie Okresu Próbnego, jeśli Abonent nie wykupi płatnego planu abonamentowego, dostęp do Systemu zostanie zablokowany.
4. Dane Abonenta będą przechowywane przez 30 dni od zakończenia Okresu Próbnego. W tym czasie Abonent może aktywować płatny plan i odzyskać dostęp do danych. Po upływie 30 dni dane zostaną trwale usunięte.
5. Okres Próbny przysługuje jednokrotnie dla każdego Zespołu.

§ 5. Zakres usług

System umożliwia w szczególności:

• zarządzanie bazą opiekunek, klientów i podopiecznych,
• planowanie i ewidencję zleceń opiekuńczych,
• zarządzanie dokumentami i kontraktami (w tym podpis cyfrowy),
• rozliczenia finansowe i generowanie raportów,
• komunikację wewnętrzną (chat w czasie rzeczywistym, powiadomienia push, e-mail, SMS, tickety),
• generowanie dokumentów PDF,
• dostęp mobilny dla opiekunek (PWA),
• portal dla rodzin podopiecznych,
• ankiety satysfakcji,
• mapę lokalizacji (OpenStreetMap),
• Giełdę opiekunek CareCRM (dla Abonentów z aktywnym abonamentem, po jej uruchomieniu): przeglądanie anonimowych profili opiekunek szukających pracy i wysyłanie im zaproszeń. Dane kontaktowe opiekunki trafiają do Systemu Abonenta wyłącznie po przyjęciu przez nią zaproszenia i udzieleniu zgody; od tej chwili Abonent jest administratorem tych danych. Liczbę zaproszeń w miesiącu określa Cennik.

Na życzenie Abonenta Usługodawca może przygotować dodatkowe moduły, raporty, szablony lub połączenia z innymi systemami („CareCRM na wymiar”). Zakres, termin i wynagrodzenie takich prac strony uzgadniają w odrębnej umowie albo zamówieniu.

Szczegółowy zakres funkcji dostępnych w poszczególnych planach określa Cennik.

§ 6. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Systemu niezbędne są:
   • urządzenie z dostępem do sieci Internet (komputer, tablet lub smartfon),
   • aktualna wersja przeglądarki internetowej (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i cookies,
   • aktywny adres e-mail,
   • aplikacja do uwierzytelniania dwuskładnikowego (np. Google Authenticator).
2. Aplikacja PWA dla opiekunek wymaga smartfona z systemem Android 8+ lub iOS 14+ z aktualną przeglądarką.

§ 7. Obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się do:
   • ochrony poufności danych logowania (hasło, token 2FA),
   • niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o nieautoryzowanym dostępie do Konta,
   • korzystania z Systemu zgodnie z obowiązującym prawem oraz niniejszym Regulaminem.
2. Zabrania się:
   • udostępniania danych logowania osobom trzecim,
   • podejmowania prób uzyskania nieautoryzowanego dostępu do danych innych Zespołów,
   • wprowadzania do Systemu treści bezprawnych, obraźliwych lub złośliwego oprogramowania,
   • korzystania z Systemu w sposób zakłócający jego prawidłowe funkcjonowanie,
   • automatycznego zbierania danych z Systemu (scraping, crawling).

§ 8. Ochrona danych osobowych

1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników przez Usługodawcę (jako administratora) określa Polityka Prywatności.
2. Usługodawca stosuje techniczne i organizacyjne środki ochrony danych, w tym szyfrowanie danych wrażliwych (AES-256), hashowanie haseł (bcrypt), szyfrowanie sesji, protokół TLS/SSL (HTTPS) oraz kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC).
3. Abonent (Zespół) pełni rolę administratora danych osobowych wprowadzanych do Systemu w zakresie swoich Opiekunek, Klientów i Podopiecznych. Usługodawca pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora). Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (Załącznik nr 1 do Regulaminu).
4. Dostęp do danych jest ograniczony do członków danego Zespołu — dane jednego Zespołu nie są dostępne dla innego (izolacja tenantów).

§ 9. Warunki finansowe

1. Po zakończeniu Okresu Próbnego korzystanie z Systemu jest odpłatne zgodnie z wybranym planem abonamentowym. Aktualne ceny planów dostępne są w Cenniku.
2. Opłata abonamentowa jest naliczana miesięcznie z góry, za całą agencję (Zespół). Abonament obejmuje do 25 Użytkowników (pracowników biura) i nieograniczoną liczbę Opiekunek; większą liczbę Użytkowników strony ustalają indywidualnie.
3. Usługodawca wystawia faktury VAT w formie elektronicznej. Abonent wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.
4. Płatności realizowane są przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury.
5. Ceny podane w Cenniku są cenami netto (do ceny należy doliczyć podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami).
6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana Cennika nie wpływa na opłaty za bieżący okres rozliczeniowy.
7. W przypadku braku terminowej płatności Usługodawca zastrzega sobie prawo do:
   • wysłania wezwania do zapłaty,
   • czasowego zablokowania dostępu do Systemu po upływie 7 dni od wezwania,
   • naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie.

§ 10. Prawo odstąpienia od umowy

1. Abonent będący konsumentem lub osobą fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego (dalej: „Konsument"), ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny.
2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Konsument powinien poinformować Usługodawcę o swojej decyzji w drodze jednoznacznego oświadczenia, wysłanego:
   • e-mailem na adres: kontakt@carecrm.pl, lub
   • pisemnie na adres: IT-SERVICE Przemyslaw Milner, Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy.
3. Konsument może skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, jednak nie jest to obowiązkowe.
4. Do zachowania terminu odstąpienia wystarczy wysłanie oświadczenia przed upływem 14-dniowego terminu.
5. W przypadku odstąpienia od umowy Usługodawca zwraca Konsumentowi wszystkie otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały użyte w pierwotnej transakcji.
6. Utrata prawa odstąpienia: Jeżeli Konsument podczas rejestracji wyraził zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy oraz został poinformowany o utracie prawa do odstąpienia — prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu usługi (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta). Jeżeli usługa nie została w pełni wykonana, Konsument jest zobowiązany do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia.
7. Prawo odstąpienia nie przysługuje Abonentom niebędącym Konsumentami (przedsiębiorcom w ramach działalności zawodowej).

§ 11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada starań, aby System działał nieprzerwanie i bezawaryjnie, jednak nie gwarantuje dostępności Systemu 24/7.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • przerwy w dostępie wynikające z planowanych prac konserwacyjnych (o których Użytkownicy będą informowani z wyprzedzeniem),
   • szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z Systemu przez Użytkownika,
   • utratę danych spowodowaną działaniem siły wyższej (klęski żywiołowe, wojna, ataki cybernetyczne na skalę krajową, awarie dostawców infrastruktury niezależne od Usługodawcy),
   • treści wprowadzone do Systemu przez Użytkowników i Abonentów.
3. Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe danych.
4. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Abonentów niebędących Konsumentami jest ograniczona do wartości opłat abonamentowych uiszczonych przez Abonenta w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

§ 12. Własność intelektualna

1. System CareCRM, w tym jego kod źródłowy, interfejs graficzny, struktura bazy danych i dokumentacja, stanowi własność intelektualną Usługodawcy.
2. Abonentowi przysługuje niewyłączna, niezbywalna licencja na korzystanie z Systemu wyłącznie w zakresie określonym niniejszym Regulaminem, na czas trwania umowy.
3. Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, dekompilowanie, reverse engineering lub rozpowszechnianie jakichkolwiek elementów Systemu bez pisemnej zgody Usługodawcy.
4. Dane wprowadzone do Systemu przez Abonenta pozostają własnością Abonenta.

§ 13. Rozwiązanie umowy i usunięcie danych

1. Abonent może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego (miesiąca). Do tego dnia ma pełny dostęp do Systemu; opłaty za rozpoczęty okres nie są zwracane.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • rażącego naruszenia Regulaminu przez Abonenta,
   • wykorzystywania Systemu niezgodnie z prawem,
   • braku płatności przez okres dłuższy niż 60 dni od wezwania do zapłaty.
4. Po rozwiązaniu umowy dane Zespołu będą przechowywane przez 30 dni, a następnie trwale usunięte, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
5. Na życzenie Abonenta Usługodawca umożliwi eksport danych przed ich usunięciem (CSV, PDF).
6. Abonent może w każdej chwili usunąć swoje Konto, kontaktując się z Usługodawcą pod adresem kontakt@carecrm.pl.

§ 14. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Systemu można składać drogą elektroniczną na adres: kontakt@carecrm.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać: dane Abonenta, opis problemu, oczekiwany sposób rozwiązania.
3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania i poinformuje Abonenta o sposobie rozpatrzenia drogą elektroniczną.

§ 15. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
2. O zmianach Abonenci zostaną poinformowani drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
3. Jeśli Abonent nie akceptuje zmian Regulaminu, przysługuje mu prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie.
4. Dalsze korzystanie z Systemu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Umowa zawierana jest w języku polskim.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz Rozporządzenia RODO.
3. Ewentualne spory pomiędzy Usługodawcą a Abonentem niebędącym Konsumentem będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Wobec Konsumentów właściwość sądu określają przepisy powszechnie obowiązujące.
4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, np. z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów albo z mediacji przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej.
5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
6. Załączniki stanowią integralną część Regulaminu:
   • Załącznik nr 1 — Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych
   • Załącznik nr 2 — Wzór formularza odstąpienia od umowy (poniżej)
7. Regulamin obowiązuje od dnia 31 października 2026 r.

§ 17. Kontakt

IT-SERVICE Przemyslaw Milner
Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy
E-mail: kontakt@carecrm.pl

Załącznik nr 2 — Wzór formularza odstąpienia od umowy