Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

1. Przedmiot i czas trwania przetwarzania

1. Procesor przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora w celu realizacji usługi systemu CareCRM — platformy SaaS do zarządzania agencjami opieki domowej.
2. Przetwarzanie danych rozpoczyna się z chwilą utworzenia konta w Systemie i trwa przez cały okres korzystania z usługi.
3. Po rozwiązaniu umowy dane będą przechowywane przez 30 dni, a następnie trwale usunięte, zgodnie z sekcją 9 Regulaminu, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

2. Charakter i cel przetwarzania

1. Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie w celu świadczenia usługi CareCRM, w tym:
   • zarządzania bazą opiekunek, klientów i podopiecznych,
   • planowania i ewidencji zleceń opiekuńczych,
   • zarządzania dokumentami, umowami i kontraktami,
   • rozliczeń finansowych,
   • komunikacji wewnętrznej (chat, powiadomienia, e-mail, SMS),
   • generowania raportów i dokumentów PDF.
2. Przetwarzanie obejmuje: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, udostępnianie (w ramach Zespołu), usuwanie danych osobowych.

3. Rodzaj danych osobowych

Procesor przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, numer dowodu osobistego/paszportu
• Dane kontaktowe: adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail
• Dane zawodowe: kwalifikacje, certyfikaty, doświadczenie, znajomość języków
• Dane finansowe: stawki wynagrodzenia, rozliczenia, numery rachunków bankowych
• Dane dotyczące zleceń: daty, lokalizacje, przypisania opiekunek do podopiecznych
• Dane dotyczące podopiecznych: imię, nazwisko, adres, stan zdrowia (w zakresie niezbędnym do świadczenia opieki), wymagania opiekuńcze
• Dane kandydatek z Giełdy opiekunek CareCRM: imię, nazwisko, kontakt, zdjęcie, języki, doświadczenie, choroby podopiecznych, z którymi pracowały — przekazywane do Systemu wyłącznie po przyjęciu przez kandydatkę zaproszenia Administratora, razem z treścią, wersją i datą jej zgody
• Dane komunikacyjne: treść wiadomości, zgłoszenia, notatki

4. Kategorie osób, których dane dotyczą

• Opiekunki/opiekunowie zatrudnieni lub współpracujący z Administratorem
• Klienci (rodziny, firmy) zlecający usługi opiekuńcze
• Podopieczni — osoby, którym świadczone są usługi opiekuńcze
• Użytkownicy systemu — pracownicy i współpracownicy Administratora
• Członkowie rodzin podopiecznych korzystający z portalu rodzinnego

5. Obowiązki i prawa Administratora

1. Administrator jest odpowiedzialny za legalność przetwarzania danych osobowych, w tym za uzyskanie odpowiednich podstaw prawnych przetwarzania (zgody, umowy, uzasadniony interes).
2. Administrator zobowiązuje się do wprowadzania do Systemu wyłącznie danych, do których przetwarzania jest uprawniony.
3. Administrator ma prawo wydawać Procesorowi udokumentowane polecenia dotyczące przetwarzania danych.
4. Administrator ma prawo do przeprowadzania audytów zgodnie z sekcją 10 niniejszej Umowy.

6. Obowiązki Procesora

1. Procesor przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, w tym w zakresie przekazywania danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, chyba że wymaga tego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego.
2. Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności.
3. Procesor podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO (bezpieczeństwo przetwarzania), opisane szczegółowo w sekcji 8 niniejszej Umowy.
4. Procesor przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (podprzetwarzającego), określonych w sekcji 7.
5. Procesor, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych).
6. Procesor pomaga Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków).
7. Po zakończeniu świadczenia usług Procesor, zgodnie z wyborem Administratora, usuwa lub zwraca wszystkie dane osobowe oraz usuwa istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego wymaga przechowywania danych.
8. Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO.

7. Podprzetwarzający (sub-processors)

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług podprzetwarzających wskazanych poniżej.
2. Aktualna lista podprzetwarzających:

   Podmiot	Siedziba	Zakres	Transfer
   AZ.pl Sp. z o.o.	Szczecin, Polska (UE)	Hosting VPS — serwer aplikacji, baza danych, e-mail	Brak — dane w UE
   Globtel Internet Szymon Hersztek (WEBD.pl)	Gdańsk, Polska (UE)	Hosting WWW — pliki strony internetowej, zasoby statyczne	Brak — dane w UE
   SMSApi (LINK Mobility Poland Sp. z o.o.)	Polska (UE)	Wysyłka powiadomień SMS	Brak — dane w UE
   Twilio Inc.	San Francisco, USA	Wysyłka SMS (numery telefonów, treść wiadomości — kody PIN, powiadomienia)	USA — EU-US Data Privacy Framework (DPF)
   Serper Dev (Serper API)	USA	Wyszukiwanie informacji (search API) — narzędzie wewnętrzne administracji Systemu. Dane osobowe Opiekunek, Klientów i Podopiecznych nie są przekazywane.	USA — EU-US Data Privacy Framework (DPF)
   Anthropic PBC (Claude API)	San Francisco, USA	Funkcje AI uruchamiane przez użytkowników Administratora: tłumaczenie profilu opiekunki na język niemiecki (kwalifikacje, notatki, hobby, opisy chorób podopiecznych, z którymi pracowała), chatbot rekrutacyjny (dane, które kandydatka podaje w rozmowie), asystent AI i przygotowanie wzorów umów. Dane są wysyłane tylko w chwili użycia danej funkcji.	USA — standardowe klauzule umowne KE (SCC) w umowie powierzenia dostawcy
   OpenStreetMap Foundation (Nominatim)	Cambridge, Wielka Brytania	Geokodowanie adresów (np. adres podopiecznego lub klienta) w celu pokazania ich na mapie	Wielka Brytania — decyzja KE stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO)

3. Transfer danych do państw trzecich: Twilio i Serper API (USA) na podstawie EU-US Data Privacy Framework (decyzja adekwatności Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r.), Claude API (USA) na podstawie standardowych klauzul umownych, OpenStreetMap (Wielka Brytania) na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony:
   • Twilio — przetwarza numery telefonów i treści SMS (kody PIN, powiadomienia) wyłącznie w celu dostarczenia wiadomości. Nie przechowuje danych osobowych Opiekunek, Klientów ani Podopiecznych poza danymi niezbędnymi do realizacji wysyłki.
   • Serper API — narzędzie wewnętrzne do wyszukiwania informacji, wykorzystywane wyłącznie przez administrację Systemu. Dane osobowe Opiekunek, Klientów i Podopiecznych nie są przekazywane do tej usługi.
   • Claude API (Anthropic) — otrzymuje dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy użytkownik Administratora uruchomi funkcję AI (tłumaczenie profilu, chatbot rekrutacyjny, asystent, wzory umów), i tylko te dane, które są potrzebne do jej wykonania — w tym mogą to być informacje o chorobach podopiecznych zapisane w profilu opiekunki. Dane przesyłane przez API nie służą dostawcy do trenowania modeli. Administrator, który nie chce przekazywać danych do usług AI, nie korzysta z tych funkcji.
   • OpenStreetMap (Nominatim) — otrzymuje wyłącznie adres (bez imienia i nazwiska) w celu wyznaczenia współrzędnych na mapie.
4. Procesor poinformuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podprzetwarzających, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian w terminie 14 dni od powiadomienia.
5. Procesor zawiera z każdym podprzetwarzającym umowę zapewniającą co najmniej taki sam poziom ochrony danych, jak niniejsza Umowa.
6. Procesor ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za działania i zaniechania podprzetwarzających.

8. Środki techniczne i organizacyjne (TOMs)

Procesor wdraża następujące środki ochrony danych:

1. Szyfrowanie danych:
   • Szyfrowanie danych wrażliwych w bazie danych (AES-256)
   • Hashowanie haseł algorytmem bcrypt
   • Szyfrowanie sesji użytkowników
   • Połączenia szyfrowane protokołem TLS/SSL (HTTPS)
2. Kontrola dostępu:
   • System ról i uprawnień (RBAC)
   • Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) z wymuszeniem dla wszystkich użytkowników
   • Izolacja danych pomiędzy Zespołami (tenant isolation)
   • Ograniczenie prób logowania (rate limiting: 5 prób / 15 minut)
3. Monitorowanie i audyt:
   • Rejestrowanie aktywności użytkowników (activity log)
   • Monitorowanie błędów i logowanie zdarzeń systemowych
   • Regularne kopie zapasowe danych
4. Infrastruktura:
   • Serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej (AZ.pl — Polska, WEBD.pl — Polska)
   • Regularne aktualizacje oprogramowania i łatki bezpieczeństwa
   • Firewall i ochrona przed atakami DDoS

9. Naruszenia ochrony danych osobowych

1. Procesor powiadomi Administratora o wszelkich naruszeniach ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia.
2. Powiadomienie będzie zawierać co najmniej:
   • opis charakteru naruszenia, w tym kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą,
   • dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej u Procesora,
   • opis prawdopodobnych konsekwencji naruszenia,
   • opis środków zastosowanych lub proponowanych w celu zaradzenia naruszeniu.
3. Procesor współpracuje z Administratorem w zakresie zgłoszenia naruszenia do organu nadzorczego (UODO/Datenschutzbehörde) oraz powiadomienia osób, których dane dotyczą.

10. Audyty

1. Administrator ma prawo przeprowadzać audyty zgodności przetwarzania danych z niniejszą Umową i RODO, w tym inspekcje.
2. Audyty mogą być przeprowadzane przez Administratora lub upoważnionego audytora, po uprzednim uzgodnieniu terminu z Procesorem (z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem).
3. Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO.
4. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt ujawni naruszenia po stronie Procesora.

11. Usunięcie i zwrot danych po zakończeniu umowy

1. Po zakończeniu świadczenia usługi Procesor, na życzenie Administratora, umożliwi eksport danych w formacie umożliwiającym ich dalsze wykorzystanie (CSV, PDF).
2. Po upływie 30 dni od zakończenia umowy Procesor trwale usunie wszystkie dane osobowe przetwarzane w imieniu Administratora, w tym kopie zapasowe, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
3. Procesor potwierdzi usunięcie danych na piśmie (w formie elektronicznej) na żądanie Administratora.

12. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Umowa stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu korzystania z systemu CareCRM i wchodzi w życie z chwilą akceptacji Regulaminu.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy RODO oraz przepisy prawa polskiego i niemieckiego w zakresie ochrony danych osobowych.
3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej (w tym elektronicznej) pod rygorem nieważności.
4. Niniejsza Umowa obowiązuje od dnia 31 października 2026 r.

13. Kontakt

IT-SERVICE Przemyslaw Milner
Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy
E-mail: kontakt@carecrm.pl