Opiekunki
Kartoteka, dokumenty, szkolenia, urlopy, oceny.
Oprogramowanie B2B dla agencji opieki
System CRM dla agencji opieki 24h.
Opiekunki, zlecenia, rotacje, dokumenty i rozliczenia w jednym systemie. Mniej pracy ręcznej w biurze, pełna kontrola nad terminami i finansami. Stworzony dla agencji delegujących opiekunki do Niemiec.
do 25 osób w biurze w cenie269 € netto / miesiącpo polsku i po niemiecku
Gdzie agencja opieki traci czas i pieniądze?
Wraz ze wzrostem liczby opiekunek ręczna organizacja przestaje się skalować. Każdy nowy kontrakt to więcej telefonów, arkuszy i terminów do pilnowania przez ten sam zespół biura.
Zastępstwa na ostatnią chwilę
Każda nagła nieobecność opiekunki to godziny telefonów koordynatora i ryzyko utraty klienta, gdy zastępstwo nie zdąży dojechać.
Dane rozproszone w wielu narzędziach
Zlecenia w Excelu, umowy w Wordzie, komunikacja na WhatsAppie. Kierownictwo nie ma aktualnego obrazu obsady, marż i zaległości.
Ryzyko wygasłych dokumentów
Nieważne A1, dowód czy zaświadczenie o niekaralności wychodzą na jaw dopiero przy wyjeździe. To ryzyko prawne i finansowe dla agencji.
CareCRM porządkuje te procesy w jednym systemie. Zobacz, jak to działa.
Zrobiony pod polską agencję opieki w Niemczech.
To nie jest ogólny CRM do sprzedaży. CareCRM zna rotacje, zastępstwa, A1, Pflegegrad i rozliczenia w euro i złotówkach. Po to, żeby opiekunka mogła spokojnie zająć się podopiecznym.
Zastępstwa i rotacje
Zastępstwo w kilka minut, nie w kilka godzin.
Opiekunka odwołuje wyjazd? W module Zastępstwa klikasz „Znajdź zastępstwo” przy zleceniu i widzisz, kto jest wolny w tym terminie i jak pasuje do podopiecznego.
- Dopasowanie po terminie, języku, kwalifikacjach i doświadczeniu
- Planowanie rotacji dla każdego podopiecznego: widać luki w obsadzie
- Alert, gdy dla podopiecznego nie ma jeszcze następczyni
- Zastępstwo powiązane z pierwotnym zleceniem, pełna historia
Kartoteka opiekunki
Wszystko o opiekunce w jednym widoku.
Dane, dokumenty, szkolenia, dostępność, oceny i historia zleceń. Profil dla rodziny w Niemczech generujesz jednym kliknięciem, po polsku albo po niemiecku.
- Profil opiekunki (CV) jako PDF po polsku i po niemiecku
- Pilnowanie A1, dowodu, zaświadczenia o niekaralności i paszportu
- Ostrzeżenie przy przypisaniu, gdy brakuje ważnego dokumentu
- Pipeline rekrutacji, onboarding i czarna lista
Mapa: © współtwórcy OpenStreetMap
Mapa, kalendarz i transport
Kto jest gdzie, kto wyjeżdża, kto wraca.
Mapa podopiecznych pokazuje kolorami, gdzie opieka jest zapewniona, a gdzie za kilka dni będzie luka. Do tego kalendarz zleceń w widoku dnia, tygodnia i miesiąca.
- Mapa podopiecznych z aktualną i następną opiekunką
- Wyjazdy i powroty z najbliższych 14 dni na jednym ekranie
- Filtry po kraju i koordynatorze
- Transport: przewoźnicy, przejazdy i koszty
Rozliczenia i płatności
Rozliczenia opiekunek bez ręcznego liczenia.
Rozliczenie powstaje ze zlecenia: dni, stawka, kurs NBP i koszty podróży. Zatwierdzasz, oznaczasz jako wypłacone i pobierasz listę przelewów.
- Kursy walut NBP pobierane automatycznie
- Zwrot kosztów podróży ze zdjęciem paragonu z aplikacji
- Status płatności klienta przy zleceniu i alerty o zaległościach
- Raporty: przychody, marże, wykorzystanie opiekunek
Rekrutacja
Kandydatki z Giełdy, tłumaczenia z AI.
Giełda opiekunek pokaże Ci opiekunki, które same szukają pracy. Zapraszasz je jednym kliknięciem, a po zgodzie trafiają do kartoteki. AI tłumaczy profil opiekunki na niemiecki i pomaga w codziennej pracy. Decyzję zawsze podejmuje człowiek.
- Giełda opiekunek: zaproszenia i automatyczny import po zgodzie (wkrótce)
- Profil i CV opiekunki po niemiecku jednym kliknięciem
- Wyszukiwanie AI pokazuje linki do publicznych ogłoszeń, bez kopiowania danych
- Import własnych szablonów umów i asystent AI w panelu
Opiekunki mają wszystko w telefonie.
Twoje opiekunki są w Niemczech, a nie w biurze. Aplikacja CareCRM działa w przeglądarce na iPhonie i Androidzie. Wystarczy link, bez instalacji ze sklepu.
- Harmonogram i zleceniaAdres, dane podopiecznego, termin zmiany i przekazanie zmiany poprzedniczce.
- Dokumenty i umowyUmowy, dokumenty i rozliczenia zawsze w telefonie, bez segregatora.
- Koszty podróżyOpiekunka robi zdjęcie paragonu, biuro zatwierdza zwrot w panelu.
- Chat i zgłoszeniaWiadomości do koordynatora i zgłoszenia z historią zamiast WhatsAppa.
+
Rodziny też są na bieżąco. Opiekunki dostają automatyczne wiadomości SMS, push i e-mail, a rodziny e-mail w swoim języku, z szablonami po polsku i po niemiecku. W swoim panelu rodzina widzi dokumenty, które jej udostępnisz.
Jeden system zamiast sześciu narzędzi.
Rozbudowany system, który obejmuje całą pracę agencji: od rekrutacji opiekunki po rozliczenie. Wszystkie moduły są w cenie, nic nie dopłacasz.
Program dla agencji opieki: więcejKlienci i rodziny
Kontakty, kontrakty i panel rodziny z udostępnionymi dokumentami.
Podopieczni
Pflegegrad, diagnozy, mobilność i potrzeby opiekuńcze.
Zlecenia
Od przyjęcia zlecenia po rozliczenie, ze statusami.
Zastępstwa i rotacje
Wolne opiekunki, luki w obsadzie, plan kolejnej zmiany.
Umowy
Szablony umów z podpisem online i alertami o wygasaniu.
Dokumenty
A1, dowód, niekaralność, paszport, z przypomnieniami.
Transport
Przewoźnicy, przejazdy i koszty dojazdów.
Rozliczenia i płatności
Kursy NBP, koszty podróży, lista przelewów, zaległe płatności.
Dziennik opieki
Wpisy z opieki, incydenty i raporty tygodniowe.
Komunikacja
Chat, zgłoszenia z SLA, poczta e-mail i wysyłka SMS.
Ankiety i oceny
Ocena opiekunek i rodzin po zakończonym zleceniu.
Stale rozwijany
CareCRM rośnie razem z agencjami.
Nowe funkcje powstają z próśb agencji, które z systemem pracują. Ostatnio doszły:
- Mapa podopiecznych z kolorami obsady i wyjazdami na 14 dni
- Rozliczenia opiekunek z kursami NBP i zwrotem kosztów podróży
- Automatyczne wiadomości SMS, push i e-mail z szablonami PL/DE
- Planowanie rotacji i alert, gdy brakuje następczyni
- Narzędzia RODO: rejestr zgód, eksport i anonimizacja danych
- Panel w całości po niemiecku dla zespołów w Niemczech
Dane opiekunek i podopiecznych pod kontrolą.
Pracujesz na danych o zdrowiu i dokumentach tożsamości. Dlatego bezpieczeństwo i RODO są w CareCRM wbudowane, a nie doklejone.
- RODO wbudowane w systemRejestr zgód, eksport danych osobowych na żądanie, anonimizacja i okres przechowywania danych kandydatek.
- Każdy widzi tylko to, co powinienRole administratora, koordynatora, księgowości i rekrutera. Koordynator widzi tylko swoje opiekunki.
- Dane każdej agencji oddzielnieDane Twojej agencji są odizolowane od innych firm w systemie na poziomie każdego zapytania.
- Kopie zapasowe pod kontroląCodzienne kopie razem z dokumentami i zdjęciami, a co tydzień automatyczne sprawdzenie, że kopia jest kompletna i czytelna.
- Historia zmianWidać, kto i kiedy zmienił dane opiekunki, zlecenia czy rozliczenia.
- Umowa powierzenia (DPA)Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych przed startem.
Wkrótce w CareCRM
Giełda opiekunek: kandydatki przychodzą do Ciebie.
Opiekunki zakładają darmowy profil na carecrm.pl, bo dostają tam CV po niemiecku, list do rodziny i przypomnienia o A1 i EKUZ. Ty widzisz w CareCRM te, które szukają pracy, i zapraszasz je jednym kliknięciem. Bez ogłoszeń, bez przepisywania danych.
1
Przeglądasz profile
Opiekunki, które same szukają pracy: niemiecki A1–C2, doświadczenie, choroby, prawo jazdy, termin wyjazdu. Bez nazwisk i telefonów, dopóki opiekunka się nie zgodzi.
2
Wysyłasz zaproszenie
Stawka, miejscowość, termin i opis podopiecznego. Opiekunka dostaje e-mail i widzi Twoją ofertę w swoim panelu.
3
Opiekunka akceptuje
Jej dane i CV po niemiecku trafiają automatycznie do Twojego CareCRM jako nowa kandydatka, razem z zapisem zgody.
- Filtry: niemiecki, termin wyjazdu, doświadczenie, choroby, prawo jazdy
- Zgodne z RODO: dane dostajesz tylko za zgodą opiekunki, z datą i wersją zgody
- Bez przepisywania: kandydatka od razu w module Opiekunki, z CV w PDF
- Opiekunka po zleceniu wraca na Giełdę sama, z nową datą dostępności
- Pula zaproszeń w abonamencie, bez osobnej umowy
Giełdę uruchamiamy dla agencji, gdy baza opiekunek będzie wystarczająco duża. Klienci CareCRM dostaną dostęp jako pierwsi.
Ile czasu odzyska Twoja agencja?
Przesuń suwaki i zobacz, ile godzin pracy biura może zaoszczędzić CareCRM w miesiącu. To szacunek, ale liczony ostrożnie.
Szacunkowo oszczędzasz miesięcznie
0 godzin pracy
Wartość odzyskanego czasu0 zł
Abonament CareCRM (269 € netto)0 zł
Bilans na plus0 zł
Jak liczymy?
Założenia: znalezienie zastępstwa bez systemu zajmuje ok. 2,5 godziny, z CareCRM ok. 30 minut. Rozliczenie jednej opiekunki ręcznie to ok. 20 minut miesięcznie, w CareCRM ok. 5 minut. Pilnowanie dokumentów i terminów to ok. 10 minut na opiekunkę miesięcznie, z alertami ok. 2 minuty. Mniej telefonów i wiadomości dzięki aplikacji opiekunki to ok. 4 godziny na osobę w biurze. Abonament przeliczamy po kursie ok. 4,30 zł za euro. Wynik jest orientacyjny i zależy od tego, jak dziś pracuje Twoja agencja.
Trzy drogi. Żadnych opłat za każdego użytkownika.
Wiele programów liczy opłatę od każdego pracownika biura. W CareCRM płacisz tyle samo, czy w biurze pracują 3 osoby, czy 25. Wybierz abonament w chmurze, licencję roczną na Twoim serwerze albo CareCRM dopasowany do Twoich procesów.
3 osoby w biurze269 €
10 osób269 €
25 osób269 €
Abonament w chmurze
Startujesz od razu, my dbamy o serwer
269 € netto miesięcznie
- Wszystkie moduły, bez dopłat za funkcje
- Do 25 użytkowników biura, więcej na życzenie, opiekunki bez limitu
- Hosting, kopie zapasowe i aktualizacje po naszej stronie
- Konfiguracja i szkolenie zespołu online
- Wsparcie po polsku w dni robocze
- Abonament miesięczny, rezygnujesz na koniec opłaconego miesiąca
Licencja roczna
System na Twoim serwerze, dane zostają u Ciebie
wycena indywidualna, płatność raz w roku
- Instalujemy CareCRM na Twoim serwerze albo u Twojego hostingodawcy
- Dane zostają w Twojej infrastrukturze (poza opcjonalnymi usługami: AI, SMS, mapa)
- Wszystkie moduły, liczba użytkowników według potrzeb agencji
- Aktualizacje i wsparcie przez cały rok w cenie
- Konfiguracja, import danych i szkolenie zespołu
- Przedłużenie licencji co rok
CareCRM na wymiar
Brakuje modułu? Dopasujemy system do Twojej agencji
wycena projektu, po rozmowie o Twoich procesach
- Nowe moduły pod procesy Twojej agencji
- Połączenie z programem księgowym, stroną www albo innym systemem
- Własne raporty, szablony umów i CV w wyglądzie Twojej firmy
- Przeniesienie danych z obecnego programu albo z Excela
- Do wyboru w chmurze albo na Twoim serwerze
- Rozwijamy razem z Tobą, bez pośredników
Ceny netto, do faktury doliczamy VAT według przepisów. Abonament w chmurze: miesięcznie netto za całą agencję.
Więcej zleceń obsłużonych przez ten sam zespół.
CareCRM automatyzuje terminy, dokumenty i rozliczenia. Koordynatorzy poświęcają czas na opiekunki i klientów, a agencja może rosnąć bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia w biurze.
Od prezentacji do pracy w systemie.
Bez konsultantów i wielomiesięcznych wdrożeń. Cztery kroki, a Twój zespół pracuje w CareCRM. Prezentację i szkolenie robimy na wideorozmowie, nie musisz nigdzie jechać.
1
Prezentacja online
30 minut na wideorozmowie. Pokazujemy system na danych demo i odpowiadamy na pytania.
2
Konfiguracja
Zakładamy konto agencji, role, szablony umów i wiadomości oraz powiadomienia.
3
Import danych
Opiekunki i klientów przenosisz z gotowych szablonów CSV. Na życzenie robimy to za Ciebie.
4
Szkolenie i start
Szkolimy zespół biura, opiekunki dostają link do aplikacji. Od tego dnia pracujecie w CareCRM.
Producent
Producent, który zna branżę opieki w Polsce i w Niemczech.
CareCRM rozwija Milner Software, firma programistyczna Przemysława Milnera z siedzibą w Herzogenrath koło Akwizgranu. Od ponad 10 lat tworzymy oprogramowanie biznesowe dla firm w Polsce i w Niemczech.
W naszym portfolio są systemy CRM, systemy rezerwacji, portale i aplikacje dla małych i średnich przedsiębiorstw. CareCRM powstał we współpracy z agencjami opieki i odpowiada na ich codzienne procesy: rekrutację, delegowanie, rotacje i rozliczenia.
Działamy na styku obu rynków, dlatego CareCRM uwzględnia specyfikę, której nie obsługuje typowy CRM: zaświadczenia A1, Pflegegrad, rotacje opiekunek oraz rozliczenia w euro i złotówkach.
Bezpośredni kontakt z producentem: zgłoszenia i prośby o nowe funkcje trafiają do zespołu, który rozwija system, a nie na infolinię.
10+ latoprogramowania dla firm
PL i DEobsługa w obu językach
Bezpośredniokontakt z producentem
Rozwójregularne aktualizacje
Częste pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz albo zadzwoń, odpowiadamy po polsku.
Abonament w chmurze kosztuje 269 € netto miesięcznie za całą agencję. W cenie są wszystkie moduły, aplikacja dla opiekunek bez limitu opiekunek i do 25 użytkowników biura (więcej na życzenie). Jeśli wolisz mieć system na własnym serwerze, wybierasz licencję roczną, którą wyceniamy indywidualnie.
Tak. W modelu licencji rocznej instalujemy CareCRM na Twoim serwerze albo u Twojego hostingodawcy. Dane opiekunek i podopiecznych zostają w Twojej infrastrukturze, a aktualizacje i wsparcie przez cały rok są w cenie licencji.
Nie. CareCRM działa w przeglądarce, na komputerze i na telefonie. Opiekunki otwierają link i dodają aplikację do ekranu głównego, bez sklepu z aplikacjami.
Opiekunki i klientów importujesz z pliku CSV: w oknie importu pobierasz wzór kolumn, uzupełniasz go i wgrywasz plik, a system sprawdza błędy. Jeśli wolisz, import robimy za Ciebie w ramach wdrożenia.
Tak. Panel działa po polsku i po niemiecku, a każdy użytkownik wybiera swój język. Profile opiekunek generujesz po polsku i po niemiecku, a automatyczne e-maile do rodzin mają szablony w obu językach.
Tak, abonament w chmurze jest miesięczny. Dostęp działa do końca opłaconego okresu, a przed rezygnacją możesz pobrać swoje dane.
Połączenie jest szyfrowane, dane każdej agencji są od siebie odizolowane, a uprawnienia ustawiasz według ról. System ma wbudowane narzędzia RODO: rejestr zgód, eksport i anonimizację danych. Przed startem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych.
Zwykle kilka dni roboczych: prezentacja, konfiguracja, import danych i szkolenie. Najwięcej zależy od tego, jak szybko przygotujesz dane do importu.
To darmowy portal dla opiekunek na carecrm.pl: CV po polsku i po niemiecku, list do rodziny, rozmówki i przypomnienia o dokumentach. Opiekunki, które szukają pracy, mogą dostawać zaproszenia od agencji korzystających z CareCRM. Dane opiekunki trafiają do agencji dopiero po jej zgodzie. Moduł dla agencji uruchamiamy wkrótce.
Tak. CareCRM rozwija jeden producent, bez pośredników, więc nowe moduły, raporty, szablony i połączenia z innymi programami robimy na zamówienie. Opisz, czego potrzebujesz, a po krótkiej rozmowie dostaniesz wycenę projektu. Dopasowany system może działać w chmurze albo na Twoim serwerze.
Tak. Po założeniu konta masz 14 dni za darmo, z pełnym dostępem i bez karty. Na bezpłatnej prezentacji pokażemy, jak zacząć, żeby te dni dobrze wykorzystać.
Umów bezpłatną prezentację.
Pokażemy CareCRM na danych demonstracyjnych i omówimy procesy Twojej agencji: liczbę opiekunek, rotacje, rozliczenia i wymagania RODO. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.
Przemysław Milnersprzedaż i wdrożenia, PL / DE
Dziękujemy, zapytanie dotarło.
Odezwiemy się w ciągu jednego dnia roboczego na adres , żeby umówić termin prezentacji.