Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest IT-SERVICE Przemyslaw Milner z siedzibą pod adresem Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy (dalej: „Administrator").

2. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@carecrm.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

  • Świadczenie usług opieki i pośrednictwa pracy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
  • Realizacja obowiązków prawnych (rachunkowość, prawo pracy, ubezpieczenia społeczne) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
  • Prawnie uzasadniony interes Administratora (dochodzenie roszczeń, analityka wewnętrzna) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
  • Zgoda osoby, której dane dotyczą (np. marketing) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO

4. Kategorie przetwarzanych danych

W ramach systemu CRM przetwarzane są następujące kategorie danych:

  • Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, numer paszportu
  • Dane kontaktowe: adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail
  • Dane finansowe: numer rachunku bankowego (IBAN), dane do faktur
  • Dane dotyczące zdrowia: informacje medyczne podopiecznych niezbędne do świadczenia usług opieki (szczególna kategoria danych — art. 9 RODO)
  • Dane dotyczące zatrudnienia: kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, dokumenty pracownicze

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  • Podmioty współpracujące przy realizacji usług opieki (agencje partnerskie, rodziny podopiecznych)
  • AZ.pl Sp. z o.o. (Szczecin, Polska) — hosting VPS, serwer aplikacji, baza danych, e-mail
  • Globtel Internet Szymon Hersztek / WEBD.pl (Gdańsk, Polska) — hosting WWW, pliki strony internetowej
  • SMSApi / LINK Mobility Poland Sp. z o.o. (Polska) — wysyłka powiadomień SMS
  • Twilio Inc. (San Francisco, USA) — wysyłka SMS (kody PIN, powiadomienia). Przetwarza: numery telefonów, treść wiadomości
  • Serper Dev (Serper API) (USA) — wyszukiwanie informacji, narzędzie wewnętrzne administracji Systemu
  • Anthropic PBC (Claude API) (San Francisco, USA) — funkcje AI (tłumaczenie profilu, chatbot rekrutacyjny, asystent, wzory umów), tylko w chwili ich użycia
  • OpenStreetMap Foundation (Nominatim) (Wielka Brytania) — wyznaczanie położenia adresu na mapie (sam adres)
  • Kancelarie prawne i biura rachunkowe
  • Organy publiczne na podstawie przepisów prawa

Szczegółowa lista podprzetwarzających dostępna jest w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem z usług Twilio (wysyłka SMS), Serper API (wyszukiwanie) i Claude API (AI) dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych, a w związku z geokodowaniem adresów (OpenStreetMap) — do Wielkiej Brytanii.

Transfer do Twilio i Serper API odbywa się na podstawie EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r.), do Claude API na podstawie standardowych klauzul umownych, a do OpenStreetMap na podstawie decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w Wielkiej Brytanii.

  • Twilio — przetwarza numery telefonów i treść wiadomości SMS wyłącznie w celu ich dostarczenia. Nie przechowuje danych dłużej niż to konieczne do realizacji usługi.
  • Serper API — narzędzie wewnętrzne do wyszukiwania informacji, wykorzystywane wyłącznie przez administrację Systemu. Dane osobowe opiekunek, klientów ani podopiecznych nie są przekazywane.
  • Claude API (Anthropic) — otrzymuje dane tylko wtedy, gdy użytkownik uruchomi funkcję AI, i tylko te, które są do niej potrzebne (np. teksty z profilu opiekunki do tłumaczenia na niemiecki, wypowiedzi kandydatki w chatbocie rekrutacyjnym). Dane przesyłane przez API nie służą dostawcy do trenowania modeli.
  • OpenStreetMap (Nominatim) — otrzymuje sam adres, bez imienia i nazwiska, w celu pokazania go na mapie.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa (np. 5 lat dla dokumentacji podatkowej, 10 lat dla dokumentacji pracowniczej) lub do momentu przedawnienia roszczeń.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z RODO (art. 15–21) przysługują Państwu następujące prawa:

  • Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)
  • Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
  • Prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
  • Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
  • Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem)

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt z Administratorem lub IOD.

9. Pliki cookies

System CRM wykorzystuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania aplikacji (cookies sesyjne, tokeny CSRF). Nie są stosowane cookies marketingowe ani analityczne podmiotów trzecich.

10. Prawo do skargi

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

11. Kontakt

IT-SERVICE Przemyslaw Milner
Bahnhofstraße 22, 52134 Herzogenrath, Niemcy
E-mail: kontakt@carecrm.pl